L’intégration (Onboarding) des employés : Tout ce que vous devez savoir

Le processus d’intégration (onborading) des employés est essentiel pour établir les bases de la relation employé-employeur. Un programme d’intégration bien conçu a un impact positif sur les performances, la satisfaction au travail et la fidélisation des employés. Dans cet article, nous allons explorer en profondeur le processus d’intégration des employés, ce qui vous aidera à créer un processus d’intégration sur mesure pour établir une relation positive et durable avec vos nouveaux employés.

Qu’est-ce que l’intégration des employés ?

 

L’intégration des employés est le processus par lequel les nouveaux employés se familiarisent avec l’organisation, les personnes et la culture de l’entreprise qu’ils viennent de rejoindre. Il s’agit d’une étape clé du cycle de vie de l’employé.

Les nouvelles recrues sont présentées à l’organisation et intégrées dans leur nouveau rôle et leurs nouvelles responsabilités. Ils découvrent leur espace de travail, reçoivent les équipements et les ressources dont ils ont besoin, rencontrent leurs collègues et leurs responsables, apprennent à connaître les processus de travail et se familiarisent avec la mission et les valeurs de l’entreprise. À la fin du processus d’intégration, ils sont capables de faire leur travail de manière indépendante et efficace.

 

L’objectif d’une période d’onboarding est double. D’une part, l’objectif traditionnel de l’intégration des employés est de rendre les nouvelles recrues opérationnelles aussi rapidement que possible. D’autre part, le rôle plus récent de l’intégration est de façonner les premières impressions critiques que les nouveaux employés ont de l’entreprise.

 

Après un onboarding réussi, l’employé :

 

• est enthousiasmé par son rôle et par l’entreprise
• a rencontré ses collègues
• entretient une relation avec son responsable direct
• a accès à toutes les ressources nécessaires pour bien faire son travail
• a reçu la formation nécessaire
• Comprendra son rôle et son travail et se sentira équipé pour réussir.
• Se sentira chez lui dans l’organisation
• A établi quelques relations significatives
• A des objectifs clairs à atteindre et a atteint ces objectifs.
• Comprend clairement ses critères d’évaluation

Dans 89 % des organisations, l’intégration des employés est brève et dure moins de trois mois. Cependant, une intégration réellement efficace est un processus continu qui peut durer jusqu’à un an, jusqu’à ce qu’un employé atteigne son plein potentiel de performance.

La façon la plus simple de vérifier si l’intégration d’un employé est réussie est de vérifier régulièrement s’il comprend son rôle et ce qu’est la réussite, s’il dispose des outils et des connaissances nécessaires, s’il se sent bienvenu dans l’organisation et s’il est engagé dans son travail. Si ce n’est pas le cas, le processus d’intégration a probablement échoué.

L’importance de l’intégration des employés

 

Selon une étude, une bonne intégration des employés peut améliorer la rétention de 82 %. D’après des conclusions, les employés ayant vécu une expérience d’intégration positive sont 18 fois plus attachés à leur employeur.

 

L’intégration accélère également le délai de productivité, c’est-à-dire le temps nécessaire pour qu’un nouvel employé commence à contribuer pleinement à l’organisation. Le délai moyen de productivité est de 28 semaines.

 

En d’autres termes, des employés engagés et productifs permettent aux organisations d’accroître leurs revenus et d’augmenter la satisfaction des employés.

 

Les nouvelles recrues ont envie d’impressionner, d’être performantes et de s’intégrer dans leur nouvelle organisation. Cependant, une mauvaise expérience d’accueil (ou l’absence totale d’accueil) peut conduire les employés à ne pas comprendre comment réussir et à se sentir malheureux au travail.

 

Dans ce cas, ils risquent de quitter l’organisation prématurément et de contribuer à la rotation des nouvelles recrues, ce qui est dommageable pour une organisation à bien des égards. Des taux de rotation élevés entraînent une augmentation des coûts de personnel, des perturbations et un moral d’équipe bas. En fait, les grandes organisations perdent jusqu’à 16 % de leurs nouvelles recrues au cours des six premiers mois.

Pour les entreprises qui s’efforcent de recruter (et de conserver) les meilleurs talents, un excellent processus d’intégration est indispensable, et non pas un simple accessoire.

Les 5 étapes de l’intégration des employés

 

La période d’intégration commence dès qu’un candidat signe sa lettre d’offre et se termine lorsque l’employé peut effectuer de manière autonome le travail pour lequel vous l’avez engagé.

La période entre la signature de la lettre d’offre et le premier jour au bureau est connue sous le nom de période de pré-intégration. Bien que le pré-internat soit parfois considéré comme un processus distinct, nous l’aborderons dans cet article comme une partie de l’intégration plus large des employés.

Il existe de nombreuses opinions sur les étapes de l’intégration des employés. Nous avons déterminé cinq étapes clés :

 

• Avant le premier jour (pré-internat)
• Le premier jour (orientation)
• La première semaine
• Les 90 premiers jours
• La fin de la première année

Examinons chaque étape plus en détail.

 

1. Avant le premier jour – Pré-intégration

 

Une fois que votre candidat a signé sa lettre d’offre d’emploi, la phase de pré-intégration commence. Voici les principaux préparatifs que vous devez effectuer avant son premier jour.

 

Envoyez un e-mail d’informations pratiques et une vidéo de bienvenue

 

Dans cet e-mail, informez les nouveaux membres de l’équipe sur leur premier jour et répondez à des questions telles que :

• A quelle heure dois-je commencer ?
• Où dois-je aller ? Où dois-je me connecter ?
• Dois-je apporter mon déjeuner au travail ?
• Qui dois-je contacter si j’ai des questions ?

Si vous accueillez vos employés sur place, transmettez-leur les informations sur la manière de se connecter au réseau de l’entreprise. Ainsi, les nouveaux employés n’auront pas besoin de se rendre au service informatique le premier jour pour activer leur compte.

Invitation à des événements sociaux

 

Transmettez une invitation au premier événement social avec l’équipe pour l’aider à se connecter avec ses collègues.

Gardez  le contact

Parfois, la période entre la signature du contrat et le début du travail peut être longue. Il est important de maintenir l’enthousiasme des nouvelles recrues pendant cette période. Les RH ou les managers doivent s’entretenir régulièrement avec les nouvelles recrues, les encourager à poser ces questions et à y répondre.

2. Le premier jour – Orientation

Le premier jour, ou l’orientation professionnelle, porte davantage sur l’expérience que sur l’information. Vous donnerez beaucoup d’informations au candidat le premier jour. Cependant, il ne sera pas en mesure de les retenir et de les traiter toutes. Ce dont il se souviendra pour le reste de sa carrière, c’est du sentiment qu’il a éprouvé le premier jour. L’objectif du premier jour doit donc être de créer une expérience mémorable et positive.

 

• Bienvenue

Soyez prêt à accueillir le candidat

Le candidat n’aura pas encore de carte d’accès au lieu de travail. Assurez-vous qu’il sait où aller et que quelqu’un l’attend à la réception, le fera entrer et lui réservera un accueil chaleureux.

 

• Discutez du programme de la journée

Donnez à la nouvelle recrue un programme clair pour sa première journée. C’est une bonne idée de le rédiger à l’avance et de l’envoyer par e-mail, afin qu’il sache à quoi s’attendre. Le nouvel embauché et son manager peuvent ensuite s’asseoir brièvement et le passer en revue, afin de structurer la journée.

 

• Visite du lieu de travail

Si le nouvel employé vient sur place, faites-lui visiter le lieu de travail pour qu’il sache où tout se trouve. Cela comprend les toilettes, la cuisine commune, le fonctionnement des machines à thé et à café, l’emplacement des imprimantes et leur mode d’emploi, ainsi que l’emplacement des différents services.

 

• Présentez les collègues et l’équipe

Une partie importante de l’orientation des nouveaux employés consiste à les présenter à leurs collègues. Il ne sera pas possible de présenter le nouvel employé à tout le monde dans les grandes organisations, mais assurez-vous qu’il rencontre tous les membres de son équipe.

3. La première semaine

Au cours de la première semaine, le salarié continue à se familiariser avec l’équipe, l’entreprise et son rôle.

 

Équipe

• Entretiens individuels avec les collègues directs – Si le nouvel embauché a très probablement rencontré ses collègues, il a également des entretiens individuels avec eux pour en savoir plus sur ce qu’ils font et sur la manière dont ils vont collaborer.
• Entretien individuel avec le responsable du recrutement – Au cours de la première semaine, le responsable du recrutement doit rencontrer le nouvel employé tous les jours. Cependant, cette réunion a pour but de récapituler la première semaine, d’évaluer ce qui s’est bien passé et ce qui aurait pu être mieux, et de voir ce qui va suivre.
• Apprentissage approfondi des outils et des systèmes – Selon la nature et la complexité des outils et des systèmes que la nouvelle recrue devra utiliser, il faudra peut-être plus d’une journée pour se familiariser avec eux.

4. Les 90 premiers jours

 

Les 90 premiers jours de toute nouvelle recrue constituent une base essentielle pour le reste de son séjour dans l’entreprise.

 

Lorsque des personnes rejoignent votre entreprise, elles peuvent être des experts de classe mondiale, mais sont nouvelles dans votre contexte. Cela signifie qu’ils ont besoin de conseils sur la manière dont leurs comportements peuvent contribuer au mieux à la stratégie de l’organisation et sur les comportements les plus urgents et susceptibles d’avoir le plus grand impact.

Formation des nouveaux employés

 

La formation des nouveaux employés est essentielle à leur intégration, en particulier au cours des 90 premiers jours. Elle vise à enseigner aux employés comment accomplir des tâches et utiliser des équipements et des logiciels afin qu’ils puissent réussir dans leur travail et être aussi efficaces que possible le plus rapidement possible. 76 % des nouvelles recrues considèrent la formation sur le lieu de travail comme l’activité la plus importante de leur première semaine, tandis que les recherches montrent que les employés qui se sentent suffisamment formés sont 27 % plus engagés que ceux qui ne le sont pas.

Les types de formation comprennent :

• L’apprentissage dirigé par un instructeur
• L’apprentissage en ligne
• la formation en cours d’emploi
• Accompagnement au poste de travail
• Mentorat

5. À la fin de la première année

Organisez une dernière réunion d’intégration avec votre employé pour conclure votre programme d’intégration. Vous pouvez combiner cette réunion avec le premier examen annuel des performances. Voici quelques points à aborder :

 

• Les aspects concrets : Prenez des nouvelles des employés et voyez comment s’est passée leur première année.
• Les performances : Quelles sont les performances de vos nouveaux employés, et ont-ils atteint leurs objectifs à long terme ?
• L’avenir : Discutez du programme de formation continue de votre entreprise, interrogez-les sur leurs préférences et leurs ambitions de carrière.

Une autre chose importante est de recueillir des feedbacks. Google envoie un questionnaire anonyme à toutes les nouvelles recrues afin qu’elles puissent formuler des suggestions et des critiques constructives sur le processus sans craindre d’offenser qui que ce soit. Cela vous permettra d’améliorer votre processus d’accueil et peut également contribuer à augmenter le taux de rétention, car les employés se sentent écoutés et valorisés.

6 meilleures pratiques pour l’intégration des employés

 

Voici quelques conseils pratiques que vous pouvez ajouter au processus d’accueil des employés dans votre organisation aujourd’hui :

 

1. Intégrer les pratiques RH

Le plan de 30-60-90 jours doit inclure la raison pour laquelle le poste a été créé en premier lieu et refléter fidèlement la description et l’affichage du poste. Si ce n’est pas le cas, le candidat a postulé pour un autre emploi. En d’autres termes, lorsqu’il arrive au travail et qu’il constate que le poste réel est différent de celui pour lequel il a postulé, il est mécontent de son embauche et risque davantage de partir.

 

C’est pourquoi il est essentiel d’intégrer les pratiques RH, d’effectuer un excellent recensement des postes vacants et d’aligner votre description de poste sur votre offre d’emploi et votre plan de 30-60-90 jours.

 

 

2. Utilisez des check-lists d’intégration

Les check-lists d’intégration permettent de maintenir la cohérence du processus d’intégration de vos employés. Un responsable peut cocher les cases, physiquement ou numériquement, au fur et à mesure de l’intégration des nouveaux employés. Cela permet de structurer le processus et de s’assurer que les étapes nécessaires sont effectuées de manière méthodique.

 

3. Assurez la cohérence

La qualité de votre check-list dépend de la vôtre. Si les managers disposent d’une liste de contrôle mais ne l’utilisent pas, des éléments seront probablement oubliés ou manqués, et le processus d’intégration manquera de structure et de cohérence.

 

Mettez en place une liste de contrôle (ou un autre système numérique facile à suivre) et assurez-vous que tous vos managers l’utilisent.

 

4. Communiquez

Communiquez clairement et fréquemment avec les employés tout au long du processus d’intégration. Cela doit commencer dès la signature de leur lettre d’acceptation et se poursuivre tout au long de leur première année d’emploi.

 

Définissez des attentes claires dès le départ, effectuez des contrôles de progression et veillez à ce que chaque nouvel employé ait un point de contact à qui s’adresser pour toute question ou préoccupation.

 

5. Introduisez la culture et les valeurs de l’organisation

Il est important d’intégrer votre culture et vos valeurs dans le processus d’intégration et au-delà. Donnez à vos nouvelles recrues une bonne compréhension et des exemples de ce que ces valeurs signifient dans votre organisation afin qu’elles puissent les adopter et renforcer votre culture organisationnelle.

 

6. Évaluez

Au fur et à mesure que vous recevez des commentaires de vos nouveaux employés, vous pouvez améliorer et optimiser votre processus d’intégration et l’adapter pour qu’il transmette la culture, les valeurs et la mission uniques de votre entreprise.

 

Utilisez des indicateurs d’intégration des employés, tels que le taux de rotation des nouveaux employés, la satisfaction à l’égard de l’intégration et le taux d’achèvement de la formation, pour évaluer l’efficacité de votre intégration, découvrir les problèmes et prévenir les mouvements indésirables.

Pour conclure

Un processus d’intégration bien structuré est essentiel pour le succès de toute organisation. Il peut vous aider à attirer les meilleurs candidats, à réduire le taux de rotation des nouvelles recrues, à stimuler l’engagement des employés et à réduire les coûts d’embauche.

 

Il est important de s’occuper des aspects pratiques, comme s’assurer que les employés disposent de tout le matériel et de tous les logiciels dont ils ont besoin le premier jour, et de signer les documents d’embauche pertinents. Mais il est tout aussi important de se concentrer sur l’engagement. Communiquez avec vos nouvelles recrues dès qu’elles acceptent votre offre, définissez des attentes claires, familiarisez-les avec la culture et les valeurs de votre entreprise et aidez-les à établir des liens avec leurs collègues et à s’intégrer dans l’équipe.

De cette façon, vous vous assurez de mettre vos nouvelles recrues sur la voie du succès.

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