Plan d’amélioration des performances des salariés : Un guide ultime

Avec un modèle de plan d’amélioration des performances, vous disposez d’un outil pour créer un plan individualisé, orienté vers l’action, étape par étape, pour améliorer les performances des employés qui ne répondent pas aux attentes de leur responsable ou superviseur ou qui bénéficieraient d’un plan d’action plus structuré.

Qu’est-ce qu’un plan d’amélioration des performances ?

Un plan d’amélioration des performances est un document qui aide les employés à comprendre leurs compétences, identifie les lacunes en matière de formation et définit des attentes claires pour les tâches à accomplir. Il est généralement utilisé lorsqu’un employé ne répond pas aux attentes de son poste. Cependant, s’il est mis en œuvre correctement, il peut être un outil positif pour aligner la direction et les employés, améliorant ainsi les performances professionnelles ainsi que la satisfaction au travail.

Chaque plan d’amélioration des performances est unique et correspond aux besoins d’un employé. Il identifie et énumère les lacunes, ainsi que les mesures à prendre qui mèneront directement à des améliorations conformes aux rôles et aux attentes du poste. Il ne s’agit pas d’une approche unique et doit être créé avec la participation des managers et des superviseurs, des employés eux-mêmes et des RH.

Le rôle des RH consiste à:

Déterminer si un Plan d’Amélioration des performances est approprié à la situation.
Travailler avec les gestionnaires pour créer le Plan afin d’éviter les préjugés et d’obtenir les meilleurs résultats.
Guider les employés et les managers tout au long du processus
Vérifier régulièrement que les objectifs sont atteints, car les objectifs du Plan doivent toujours comporter des échéances pour garantir la responsabilité.

Pourquoi utiliser un plan d’amélioration des performances ?

Traditionnellement, un plan d’amélioration des performances (PIP) est utilisé en dernier recours lorsqu’un employé n’a pas atteint les objectifs de performance de son poste. Cela a conduit les employés, les managers et même les professionnels des RH à considérer les PIP comme la première étape vers le licenciement d’une personne.

Cependant, un PIP peut aussi être un outil de communication puissant qui soutient une culture d’apprentissage et d’amélioration continus basée sur un processus clairement défini qui identifie les écarts entre les compétences et les performances de l’employé et les rôles du poste. Cela donne aux employés une voie claire sur la façon d’améliorer la qualité de leur travail et les aide à fixer des objectifs et à atteindre les chiffres de croissance. C’est également un outil précieux pour toute personne en transition vers un nouveau rôle.

Si les PIP ne sont utilisés que pour traiter les échecs de performance, il y aura toujours une connotation négative associée à l’identification des lacunes de performance au lieu de promouvoir une culture positive qui soutient l’amélioration personnelle.

D’un autre côté, les employés accepteront les PIP et s’y attendront si la culture de l’organisation consiste à mettre en œuvre un plan d’amélioration des performances dès qu’un problème de performance est identifié et si les employés sont en mesure de prendre le contrôle de leur amélioration.

Un travail axé sur un objectif, un sens aigu de la communauté et des relations plus profondes sont importants. Si un employé apprécié ne répond pas aux attentes, vous avez l’occasion idéale de renverser la situation grâce à un PIP ciblé qui identifie les problèmes et met en avant un plan d’action.

Quand mettre en œuvre un plan d’amélioration des performances ?

Il y a peu de choses plus difficiles pour la plupart des managers que de s’attaquer aux mauvaises performances. Cependant, espérer que les performances s’améliorent sans plan d’action ne fonctionne que rarement (voire jamais). C’est là que les RH peuvent jouer un rôle précieux en soutenant à la fois les employés et les managers.

La clé est de comprendre si un PIP est approprié et s’il apportera une valeur ajoutée. Commencez par vous poser ces questions :

Le rendement de l’employé a-t-il un impact sur le rendement et l’attitude de ses collègues ?
Les performances de l’employé ont-elles radicalement changé ou ont-elles toujours manqué les objectifs de performance ?
Le manager essaie-t-il seulement de créer une trace écrite qui appuiera le licenciement d’un employé ?

Le PIP doit être un plan individualisé. Ainsi, par exemple, si un employé apprécié a toujours été performant et qu’il manque soudainement des échéances ou semble distrait, un PIP pourrait identifier le problème afin de le résoudre rapidement. Il s’agit d’une approche ciblée qui n’identifiera que les points à améliorer, tout en reconnaissant les domaines dans lesquels l’employé est performant.

Un PIP peut également s’avérer extrêmement utile si un employé ne comprend pas clairement son travail ou ce que l’on attend de lui, ou s’il pourrait apporter davantage de valeur ajoutée avec un soutien approprié.

Quand éviter un plan d’amélioration des performances ?

Un PIP ne doit jamais être utilisé comme une simple boîte à cocher. La création et la mise en œuvre d’un plan d’amélioration des performances demandent beaucoup d’efforts et de dévouement et ne devraient être utilisées que si l’on pense que les performances d’un employé s’amélioreront. De plus, si vos autres employés voient les PIP utilisés comme un outil de licenciement, non seulement ils craindront le processus, mais ils ne respecteront pas les mesures conçues pour améliorer réellement et collectivement les performances et les résultats dans l’intérêt de tous.
Les PIP ne peuvent pas résoudre les problèmes personnels entre employés et managers. Les managers et les employés n’ont pas besoin d’être amis, mais ils doivent se respecter mutuellement et être capables de travailler ensemble. S’il y a un décalage de personnalité, la solution peut consister à transférer l’employé dans une autre équipe ou un autre rôle qui lui convient mieux (un PIP peut alors être un excellent outil pour l’orienter rapidement dans son nouveau rôle avec des attentes claires). Malheureusement, si l’orientation de l’organisation a changé et que les compétences de l’employé ne correspondent pas aux nouvelles exigences du poste, un PIP ne sera d’aucune utilité.
Un PIP ne devrait pas porter sur des questions laissées en suspens pendant une longue période. Certains employés se joignent à une organisation en tant qu’employés aux performances médiocres, et celles-ci diminuent progressivement pour devenir des performances insuffisantes. Si cette situation est traitée rapidement, vous pouvez la renverser. Cependant, si elle est laissée de côté pendant des années, vos chances de succès soudain sont minces (voire inexistantes).
Une PIP n’est pas conçue pour les incidents graves. Comme le vol, la violence ou l’insubordination grave.

Les avantages d’un plan d’amélioration des performances

Ils sont corrects et encouragent les bons comportements : Tous les employés ne se rendent pas compte qu’ils ne sont pas performants, surtout s’ils ne comprennent pas exactement ce qu’on attend d’eux. Les PIP rassurent tous les employés sur le fait qu’ils bénéficieront d’un processus équitable, d’un retour d’information, d’un soutien et d’une possibilité d’amélioration en cas de problèmes de performance, plutôt que d’être licenciés sans avertissement.
Les PIP sont responsabilisant : Les plans d’amélioration des performances permettent aux employés de s’approprier leur comportement et de démontrer leur engagement à améliorer et à corriger les points problématiques. Dans certains cas, l’employé devient plus performant grâce à un haut niveau de responsabilité ancré dans la culture.
Réduire la responsabilité : Si les performances de l’employé ne s’améliorent pas et qu’il est licencié, un processus d’amélioration authentiquement documenté réduit le risque de litige.
Économiser du temps et de l’argent : En traitant les problèmes de performance rapidement et efficacement, vous augmenterez vos bénéfices, et lorsque vous vous concentrez sur l’amélioration de la performance au lieu de laisser les employés s’épuiser et partir, vous réduisez le taux de rotation.
Améliorez la communication : Selon des statistiques, 86 % des employés pensent qu’une mauvaise communication est à l’origine des mauvaises performances, et ce manque de transparence commence par la C-Suite. Une culture qui soutient et utilise systématiquement les PIP est naturellement transparente, car toutes les attentes sont documentées, communiquées et gérées.
De meilleurs rôles professionnels : L’acte de création d’un PIP met souvent en évidence les rôles et les résultats des postes qui ne sont pas clairement définis.

Check-list : Comment élaborer un plan d’amélioration des performances

1. Évaluer si le plan d’amélioration des performances est nécessaire

La conception, la mise en œuvre et le suivi des PIP prennent du temps, et ils détournent l’attention des flux de travail réguliers.

Posez-vous la question :

L’employé est-il apprécié ?
Le problème de performance peut-il être résolu ?
Les résultats seront-ils positifs ?

Si la réponse à ces questions est « oui », un plan d’amélioration des performances peut être votre meilleure option.

2. Impliquer le salarié

Les plans d’amélioration des performances doivent responsabiliser les employés. Les faire participer à l’ensemble du processus est une étape importante car elle permet d’obtenir leur adhésion dès le début. Ils sont investis dans le résultat du PIP et dans le respect des objectifs et des délais que vous avez fixés collectivement.

Procédez ainsi :

Décrivez les performances attendues d’un rôle spécifique, mettez en évidence les points à améliorer, et demandez à l’employé comment il pense que ses performances peuvent être améliorées, ainsi que le soutien dont il pense avoir besoin.

3. Rédiger le plan d’amélioration des performances

Les RH jouent un rôle important en aidant les managers à rédiger le plan d’amélioration. Aidez les managers à être détaillés et spécifiques lors de la rédaction du PIP :

Définissez ce qu’est une performance acceptable
Expliquez comment une performance spécifique ne remplit pas ce critère.
Trouver la cause profonde du problème
Créer des objectifs mesurables qui permettront à l’employé de répondre aux critères de performance
Fixez des objectifs SMART qui donneront aux employés une feuille de route à suivre pour atteindre ces objectifs.
Dressez la liste des actions et définissez les étapes à franchir.
Dressez la liste des critères qui seront évalués et des dates limites.
Mettez l’accent sur les résultats positifs que l’amélioration des performances entraînera pour l’employé et l’entreprise.

4. Définir les ressources, la formation ou le coaching qui seront fournis.

Les RH et le manager peuvent travailler ensemble pour déterminer le soutien dont l’employé a besoin et celui dont le manager a besoin.
Les employés doivent également avoir la possibilité de demander le type de soutien qui, selon eux, leur sera le plus utile.
Y a-t-il un budget disponible, et a-t-il été défini en fonction des avantages de l’amélioration des performances ?

5. Planifiez des contrôles réguliers pour vous assurer que les objectifs sont atteints.

Les RH doivent faire le point avec le manager pour comprendre comment l’employé progresse.
Les RH doivent également s’assurer que le manager planifie des contrôles réguliers avec l’employé.
Ces contrôles doivent être clairement définis dans le PIP et assortis de délais précis.

En conclusion

Les RH jouent un rôle important pour déterminer si un plan d’amélioration des performances est nécessaire, et s’il peut être utilisé efficacement pour apporter des changements positifs. Lorsqu’il est bien fait, un PIP peut être un outil pour aider les employés à apporter des améliorations positives qui peuvent profiter à l’entreprise.

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